Polityka prywatności serwisu HellCold

Data aktualizacji: 22 października 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie internetowym HellCold oraz w powiązanym portalu klienta („Serwis”). Uwzględnia w szczególności RODO (rozporządzenie (UE) 2016/679), polską ustawę o ochronie danych osobowych i przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

Polityka dotyczy osób kontaktujących się z HellCold, użytkowników Serwisu oraz upoważnionych użytkowników portalu klienta. Zakres przetwarzania zależy od używanych funkcji.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych jest:

HellCold Sp. z o.o.
ul. Zofii Kossak 98
43-436 Górki Wielkie, Polska
KRS: 0001002959 · NIP: 5482672515 · REGON: 363784210

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@hellcold.pl lub telefonicznie: +48 33 85 13 795.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od relacji z Administratorem mogą to być:

dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, telefon, firma i stanowisko;
treść zapytania i korespondencji oraz dane, które użytkownik dobrowolnie poda w formularzu, np. informacje o obiekcie, projekcie, urządzeniu lub potrzebnym produkcie;
dane potrzebne do obsługi zamówienia, umowy, faktury, płatności, projektu lub zgłoszenia serwisowego;
dane konta i uprawnień do portalu, w tym identyfikator użytkownika, rola oraz przypisanie do klienta;
dane techniczne i bezpieczeństwa, np. adres IP, czas i informacje o żądaniu, przeglądarka, logi błędów oraz informacje niezbędne do ograniczania nadużyć.

Formularz kontaktowy wymaga imienia i nazwiska, adresu e-mail i wiadomości. Pozostałe pola są zależne od rodzaju zapytania i co do zasady są dobrowolne. Nie należy przesyłać haseł, danych szczególnych kategorii ani poufnych dokumentów w treści formularza. Linki do dokumentacji powinny prowadzić do zasobów, do których odbiorca został uprawniony.

4. Cele i podstawy prawne

Administrator przetwarza dane w następujących celach:

Odpowiedź na zapytanie, kontakt i przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba działa jako strona lub prosi o działania przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy kontaktuje się w imieniu organizacji lub w innej sprawie; prawnie uzasadnionym interesem jest obsługa korespondencji i zapytań.
Zawarcie i wykonanie umowy, obsługa klienta, zamówień, projektów i serwisu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku osób kontaktowych działających w imieniu klienta podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. realizacja i obsługa relacji biznesowej.
Rozliczenia i obowiązki prawne — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami, w tym podatkowymi i rachunkowymi.
Bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka oraz dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona systemów, praw i ciągłości działalności.
Logowanie i zapewnienie dostępu do portalu klienta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie korzystania z uzgodnionej usługi oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie kontroli dostępu i bezpieczeństwa.

Serwis nie udostępnia formularza zapisu na newsletter. Dane z formularza kontaktowego nie są na jego podstawie automatycznie wykorzystywane do wysyłania newslettera. Jeżeli Administrator będzie prowadzić odrębną komunikację marketingową wymagającą zgody, uzyska ją przed jej rozpoczęciem.

5. Formularz kontaktowy i podmioty obsługujące zgłoszenie

Formularz kontaktowy może korzystać z usługi Cloudflare Turnstile do ochrony przed automatycznym spamem. Weryfikacja może obejmować przekazanie dostawcy danych technicznych, w tym adresu IP i informacji o przeglądarce. Formularz stosuje również ograniczenie częstotliwości zgłoszeń; w środowisku produkcyjnym może używać Upstash Redis, a identyfikator limitowania jest skrótem kryptograficznym wartości technicznej, takiej jak adres IP.

Po skonfigurowaniu wysyłki zgłoszenie jest przekazywane przez Resend na adres obsługi właściwy dla języka formularza. Dane nadawcy i treść zgłoszenia są wykorzystywane do odpowiedzi oraz obsługi sprawy. Jeśli wysyłka e-mail nie jest skonfigurowana, Serwis może przygotować wiadomość w programie pocztowym użytkownika; samo otwarcie szkicu nie oznacza, że Administrator otrzymał zgłoszenie.

6. Portal klienta i integracje

Portal klienta jest dostępny dla uprawnionych użytkowników po zalogowaniu przez Microsoft Entra ID. W zależności od roli i dostępnej funkcji portal może przetwarzać dane konta, uprawnień, klienta oraz informacje o zamówieniach, fakturach, katalogu, projektach i zgłoszeniach serwisowych.

W skonfigurowanym środowisku portal komunikuje się z Microsoft Business Central w celu pobrania lub obsługi danych biznesowych przypisanych do użytkownika. Tokeny dostępu używane do tej komunikacji są obsługiwane po stronie serwera i w sesji uwierzytelnionej; nie są przeznaczone do publicznego udostępniania. W razie udostępnienia linku do Autodesk Tandem logowanie i uprawnienia do modelu są weryfikowane przez Autodesk.

Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności swoich danych logowania oraz korzystanie z portalu zgodnie z przydzieloną rolą. Administrator może rejestrować zdarzenia techniczne potrzebne do ochrony kont i diagnozowania błędów.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji powyższych celów:

dostawcom hostingu, infrastruktury i wsparcia IT;
Microsoft — w zakresie logowania Entra ID i, po włączeniu integracji, Business Central;
dostawcom usług formularza i poczty, w tym Cloudflare Turnstile, Resend oraz — gdy jest skonfigurowany — Upstash;
dostawcom usług księgowych, prawnych, doradczych, kurierskich lub logistycznych, gdy jest to potrzebne;
organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie właściwych umów i instrukcji. Kliknięcie zewnętrznego linku, np. do mapy lub Autodesk Tandem, powoduje przejście do serwisu jego operatora, który przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy infrastruktury lub usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli do takiego przekazania dochodzi, Administrator stosuje mechanizm wymagany przez RODO dla danego dostawcy i transferu, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne. Informacje o konkretnej lokalizacji i mechanizmie zależą od aktualnej konfiguracji oraz warunków dostawcy.

9. Okres przechowywania

Okres przechowywania zależy od celu i podstawy prawnej:

zapytania i korespondencja — przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub do czasu skutecznego sprzeciwu, jeżeli jest właściwy;
dane umowne, projektowe, serwisowe i rozliczeniowe — przez czas realizacji współpracy oraz okres wymagany prawem lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń;
dane konta i sesji portalu — przez okres utrzymywania konta lub uprawnienia, a logi techniczne przez czas potrzebny do bezpieczeństwa i diagnostyki;
dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania, o ile nie zachodzi inna podstawa dalszego przetwarzania.

Szczegółowe terminy wynikają z rodzaju sprawy, umów z dostawcami i obowiązujących przepisów. Po ustaniu celu dane są usuwane lub anonimizowane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i uzasadnionych roszczeń.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach i w granicach określonych w RODO osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych, kopii danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także przeniesienia danych. Jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw przysługuje w każdym czasie. Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wnioski można kierować na biuro@hellcold.pl. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Realizacja praw może podlegać ograniczeniom przewidzianym prawem.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest konieczne do obsługi zapytania. Brak tych danych uniemożliwi wysłanie formularza. Podanie pozostałych informacji jest dobrowolne, lecz może ułatwić przygotowanie odpowiedzi lub oferty. Dane wymagane do umowy albo przez przepisy prawa są niezbędne do jej zawarcia, wykonania lub rozliczenia.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis nie wykorzystuje obecnie narzędzi analitycznych ani reklamowych opartych na cookies. Może zapisywać techniczne pliki cookies niezbędne do działania i bezpieczeństwa, w szczególności cookie sesji uwierzytelnionej części portalu. Cookie sesji jest oznaczone jako HttpOnly, a w produkcji także Secure; jego ustawienia obejmują SameSite Strict. Nie służy ono do reklamowego śledzenia użytkownika.

Formularz kontaktowy może ładować skrypt Cloudflare Turnstile, który stosuje technologie niezbędne do weryfikacji antyspamowej. Szczegóły zależą od aktualnego działania usługi Cloudflare. Serwis zawiera także linki do zewnętrznych usług; po przejściu na taką stronę obowiązuje polityka jej operatora.

Ustawienia przeglądarki pozwalają ograniczyć lub usuwać cookies, jednak zablokowanie niezbędnego cookie może uniemożliwić zalogowanie lub korzystanie z portalu. Jeżeli Serwis wdroży opcjonalne cookies lub nowe narzędzia, Polityka oraz — gdy będzie to wymagane — mechanizm uzyskania zgody zostaną odpowiednio zaktualizowane przed ich użyciem.

13. Logi, profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Serwer i usługi bezpieczeństwa mogą automatycznie rejestrować informacje techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, żądany zasób i dane przeglądarki. Informacje te służą bezpieczeństwu, ograniczaniu nadużyć i diagnozowaniu problemów.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani nie prowadzi profilowania w takim celu.

14. Bezpieczeństwo i zmiany Polityki

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu i szyfrowane połączenia. Żadna metoda transmisji ani przechowywania danych nie gwarantuje jednak absolutnego bezpieczeństwa.

Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, funkcji Serwisu, dostawców lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie.